Hai già intrapreso l'avventura di una vita avviando una piccola impresa. Ora sei pronto per intraprendere un tipo di avventura diverso ma comunque esaltante: un progetto speciale che rinvigorirà la tua attività, migliorerà le operazioni e forse arricchirà i tuoi profitti. Almeno, questi sono i guadagni che ti aspettano, se il tuo progetto arriva a una giusta conclusione.
Per quanto possa essere difficile da credere, alcuni progetti speciali languono o sfuggono ai binari, derubando i proprietari di piccole imprese dei benefici che immaginavano quando il progetto era nella sua "fase da sogno". Puoi scongiurare questa possibilità preparandoti per il più importante chiusura del progetto attività consigliate da esperti di project management.
Afferrare l'importanza della chiusura del progetto
Non importa in quale fase si trovi il tuo progetto, non è mai troppo presto per familiarizzare con il importanza della chiusura del progetto attività. Sei in viaggio e, sebbene tu possa essere concentrato ora sui passaggi iniziali fondamentali, dovresti comunque tenere d'occhio la tua destinazione. Hai già investito troppo tempo, fatica e denaro nel tuo progetto – e probabilmente molte speranze – per pensare diversamente.
Seguendo intelligente finalizzazione del progetto passaggi contribuiranno a garantire che:
- Tutto il lavoro associato al tuo progetto è più che finito; è completo.Tutti coinvolti nel progetto concorda sul fatto che il progetto è giunto a una conclusione soddisfacente.I processi importanti e le procedure necessarie per integrare il progetto nelle operazioni aziendali quotidiane sono in atto.
Attenzione al "Project Drift"
Nessuno potrebbe biasimarti se indossi ancora il tuo cappello di Doubting Thomas. Con un project manager al timone, potresti chiederti come lui potrebbe mettere in pericolo un progetto. Dopotutto, ha investito anche tempo, denaro e altre risorse nel tuo progetto. Ha messo molto in gioco, inclusa la sua reputazione nel settore.
La realtà è che anche i progetti che iniziano e procedono nelle mani più capaci possono cadere vittima di quella che può essere definita "deriva del progetto". I progetti informatici sono particolarmente noti per cadere in uno dei due tipi di deriva.
Impara dai progetti languidi
Il primo tipo di deriva si verifica quando un progetto languisce, a volte perché:
- Un team di progetto diventa così integrati in un'azienda che la loro presenza diventa consuetudine. Il tono del progetto cambia da uno di tempestività o urgenza a "business as usual".
- I parametri del progetto cambiare, spesso ripetutamente. * Scadenze non vengono applicate rigorosamente - e non lo sono nemmeno le conseguenze per il mancato rispetto di esse.
Impara da "Orphans"
Il secondo tipo di deriva si verifica quando il team di progetto non può, o non vuole, trasferire la responsabilità dei risultati del progetto a un nuovo team di persone. Il team di progetto può essere composto da persone di talento, ma creano involontariamente un progetto che gli esperti del settore chiamano un "orfano."
E qui, la distinzione è importante: il team di progetto è stato assunto design il progetto, no strumento esso. Come uno chef di un ristorante, dovrebbe naturalmente venire il momento per loro di consegnare la loro creazione alla persona successiva in linea. Il team di progetto non dovrebbe sedersi al tavolo.
Quando un progetto è veramente finito, deve entrare in una nuova fase. La responsabilità dell'implementazione e della manutenzione dovrebbe essere trasferita a un diverso gruppo di persone, comprese, forse, alcune delle persone della tua piccola impresa. In qualità di proprietario, è opportuno che tu prenda una posizione proattiva con nove chiusura del progetto attività. I tuoi passaggi potrebbero avere un ordine leggermente diverso, ma dovrebbero far parte del piano.
Insistere sulla chiusura del progetto Passaggio 1
Alcuni passaggi nel chiusura del progetto processo potrebbe sembrare di fatto - eventi naturali e previsti. Questo è probabilmente ciò che pensavano anche i proprietari di piccole imprese che hanno visto i loro progetti bloccarsi o comunque non riuscire a raggiungere il traguardo. È intelligente non dare nulla per scontato, adottando la massima del giornalista "fidati ma verifica".
Inizia assicurandoti che l'intero ambito del lavoro sia stato completato. Alla fine di un progetto, potresti conoscerne i componenti così bene da poterli recitare a memoria. Ma fai il passo in più per scovare la proposta di progetto originale. Dovrebbe avere attività dettagliate assegnate al team di progetto e dovresti considerare queste attività come un elenco di controllo.
Insistere sulla chiusura del progetto Passaggio 2
Verificare che il progetto abbia raggiunto l'obiettivo per il quale era stato intrapreso in primo luogo. "Segnalibro" un altro avvertimento proprio qui, perché non è raro che i proprietari di piccole imprese registrino un momento "uh-oh" quando si rendono conto che un progetto che si avvicina alla fine non risolverà un problema - o migliorerà - dopotutto .
Ricorda che il progetto non è ancora chiuso e non è mai troppo tardi per apportare modifiche. Il tuo contratto dovrebbe consentirli comunque. Meglio allungare un progetto che tagliarlo corto con risultati non realizzati. Le modifiche di solito finiscono per costare denaro, ma cerca di guardare a lungo sull'investimento del tuo progetto, sapendo che probabilmente ti costerebbe più denaro per ricominciare da capo.
Insistere sulla chiusura del progetto Fase 3
Effettua i pagamenti finali ai fornitori, venditori o partner del progetto. Questo fastidioso dettaglio è spesso lasciato in sospeso, dopo che un team di progetto si sposta fuori sede e si sposta su un altro progetto. A quel punto, sarà anche più complicato verificare che queste terze parti abbiano adempiuto ai loro obblighi contrattuali, inclusa, forse, la fornitura di informazioni sui prodotti, garanzie e deroghe ai privilegi.
Insistere sulla chiusura del progetto Fase 4
Calcolare e registrare le prestazioni complessive del progetto. In cima a queste misure c'è di solito il rendimento dei costi, o se il progetto è arrivato sotto budget, fuori budget o secondo le aspettative. Altre misure spesso includono il modo in cui il progetto si è conformato alle scadenze e agli standard di garanzia della qualità.
Insistere sulla chiusura del progetto Passaggio 5
Raccogli tutti i documenti relativi al progetto, indicizzali e archiviali. A questo punto dovresti aver creato un'apposita “docking station” in modo che tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto possano accedere facilmente a documenti importanti. Se non lo hai fatto, ora è il momento di farlo e di eseguire il backup in modo che siano protetti da arresti anomali del computer.
Questo può essere noioso, faticoso finalizzazione del progetto passo, a seconda dell'ambito e della complessità del progetto. Ma provate a pensarla come la vostra "libreria di progetti" - una risorsa preziosa a cui voi e i vostri dipendenti potete fare riferimento quando incontrano domande o problemi lungo la strada.
Insistere sulla chiusura del progetto Passaggio 6
Raccogliere un incapsulamento delle "lezioni apprese" dal team di progetto – e quindi assicurati di archiviarlo. Alcuni team di progetto lo vedono chiusura del progetto esercitare nel migliore dei casi come un onere amministrativo e nel peggiore un tentativo di assecondare il cliente. In effetti, non è né l'uno né l'altro e può fornirti un valore reale se il team risponde a due semplici domande:
- Cosa abbiamo fatto così bene che vale la pena ripeterlo in futuro? * Cosa avremmo potuto fare meglio - e come?
Non puoi vederlo ora, ma le "lezioni apprese a catturare" possono:
- Ridurre l'inclinazione della tua curva di apprendimento sui progetti futuri.
- Fornire uno stuolo di best practice da replicare e cattive pratiche da evitare.* Aiutarti a evitarepassi falsi che finiscono per aumentare il costo finale di un progetto.
Fare riferimento a un archivio di lezioni apprese è servito come una manna dal cielo per molti proprietari di piccole imprese che stanno per intraprendere una revisione del loro sito web. Può rinfrescare la loro memoria dei dettagli cruciali che hanno dimenticato. E, con un sito web alle spalle e la loro fiducia abbastanza alta, può consentire loro di assumere un maggiore controllo sul progetto la seconda volta.
Insistere sulla chiusura del progetto Fase 7
Pianifica la formazione necessaria in modo che i tuoi dipendenti capiscano come funzionare con eventuali cambiamenti provocati dal progetto. Dovrebbero avere tutti gli strumenti, la documentazione e le risorse a loro disposizione in modo da non dover fare affidamento sul team di progetto per svolgere i propri compiti.
Se senti le grida di un "orfano languente", hai ragione ad alzare le difese. Un sacco di responsabili di team di progetto ben intenzionati promettono di programmare sessioni di formazione "più tardi". Ma come puoi immaginare, "dopo" spesso viene rimandato (per dopo ancora) o non si materializza mai.
Il tuo manager potrebbe cercare di aspettare fino all'ultimo momento possibile per programmare le sessioni di allenamento, pensando che eventuali aggiustamenti dell'ultimo minuto potrebbero richiedere un'altra sessione. Se ti succede, incontralo a metà strada e programma una sessione di allenamento il prima possibile e lascia qualsiasi sessione di follow-up per "dopo".
Insistere sulla chiusura del progetto Fase 8
Firma il progetto e accetta i risultati del progetto. È una formalità, ma è una formalità importante: la tua firma su un documento che dica di certificare che il progetto è stato completato in modo soddisfacente e/o secondo i termini della proposta progettuale. Questo "rito di passaggio" trasferisce ufficialmente il progetto dal possesso del team di progetto al tuo possesso.
Se il tuo progetto include risultati finali, come la maggior parte dei progetti, ora è il momento in cui dovresti riceverli. È quasi ora di rilasciare i palloncini.
Insistere sulla chiusura del progetto Passaggio 9
Sciogliere il team di progetto - un altro finalizzazione del progetto formalità ma particolarmente importante se il team di progetto ha preso residenza anche semipermanente nella tua azienda. I membri del team potrebbero sentirsi membri in buona fede del tuo staff dopo mesi di lavoro insieme in modo intenso e concentrato.
Ma è una buona idea recidere questo legame in modo tale che anche i tuoi dipendenti ne siano testimoni. Un buon modo per farlo? A una festa per brindare a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. I progetti di successo meritano di essere celebrati, così come le persone che li hanno realizzati.
Tieni alta la guardia alla chiusura del tuo progetto
Può essere utile ricordare un punto fondamentale ma cruciale: chiusura del progetto si svolgono le attività durante un progetto. Non sono separati da un progetto, il che significa che non sono immuni dai problemi che minano un progetto in qualsiasi altro momento della sua vita. In effetti, alcuni proprietari di piccole imprese potrebbero avvertirti che se un team di progetto sta per diventare negligente o distogliere lo sguardo collettivo "dalla palla", è probabile che accada verso la fine del progetto, quando inizia l'intensità di un progetto placarsi e, forse, l'interesse per esso comincia a scemare.
Altri proprietari di piccole imprese direbbero che alcuni team di progetto "controllano", almeno mentalmente, prima di lasciare un'impresa fisicamente. Questo a volte accade perché il focus del team di progetto si rivolge al progetto successivo. I membri del team guardano avanti, non nello specchietto retrovisore. Per questi motivi, è opportuno tenere alta la guardia e parlare se:
- Progetto chiave i membri del team iniziano a lasciare il progetto molto prima del chiusura del progetto palcoscenico.Prodotti finali iniziano ad andare alla deriva ma sono di qualità inferiore.Puoi non ottengono più membri chiave del team al telefono e / o impiegano molto più tempo del solito per rispondere alle chiamate.
Con un po 'di fortuna, sarai d'accordo sul fatto che i progetti possono essere ottimi insegnanti, fornendo lezioni che possono essere applicate a una miriade di circostanze nella tua azienda. E con te che afferri il file importanza della chiusura del progetto attività, il tuo progetto sarà la prova che alcuni progetti abbraccio i binari – fino a raggiungere la loro giusta destinazione.
