La centralizzazione degli acquisti diventa sempre più importante quanto più cresce una piccola impresa. Ancora più importante, una struttura di acquisto decentralizzata in cui i singoli reparti sono responsabili delle proprie attività di acquisto è spesso sia costosa che inefficiente. Al contrario, una struttura organizzativa e gestionale centralizzata riduce i costi di acquisto e crea un reparto acquisti più efficiente.
Gradi di centralizzazione
Gli acquisti centralizzati si riferiscono a strutture organizzative interamente centralizzate e centralizzate. In entrambi, l'ufficio acquisti crea politiche di acquisto e procedure operative standard per l'intera azienda. Una struttura interamente centralizzata gestisce anche le mansioni e le attività di acquisto per tutti i reparti o divisioni dalla sede aziendale o dall'ufficio domestico. In una struttura guidata dal centro, il reparto acquisti crea politiche di acquisto e regole operative standard, ma lascia compiti e responsabilità di acquisto quotidiani a ciascun reparto o divisione aziendale.
Efficienza strategica
Gli obiettivi aziendali a lungo termine e gli obiettivi del reparto acquisti spesso si collegano più direttamente a una struttura acquisti centralizzata. Uno dei motivi principali di ciò è che molte aziende percepiscono l'approvvigionamento come più importante con un reparto acquisti centralizzato. Percezioni di maggiore importanza fanno sì che gli acquisti centralizzati non solo diventino più visibili all'interno dell'organizzazione ma anche più inclini a partecipare alla pianificazione strategica a lungo termine. Incorporando le iniziative di approvvigionamento in obiettivi aziendali a lungo termine, il successo finanziario dell'azienda si collega agli obiettivi di approvvigionamento.
Efficienza procedurale
La centralizzazione offre vantaggi procedurali distinti non disponibili in una struttura decentralizzata. Per prima cosa, la centralizzazione elimina gli sforzi ridondanti e duplicati. La condivisione di informazioni e risorse crea opportunità per combinare gli acquisti dipartimentali per qualificarsi per sconti sul volume e ridurre i costi di trasporto e consegna. Un reparto acquisti centralizzato facilita anche la creazione e il mantenimento di buoni rapporti con venditori e fornitori. Uno dei motivi principali è che riduce la confusione tra i fornitori, che non devono più chiedersi con chi parlare per ogni diverso ordine di acquisto.
Controllo e gestione
La centralizzazione delle politiche di acquisto prevede un maggiore controllo interno. Una politica centrale di acquisto e un flusso di informazioni dall'alto verso il basso standardizzano il processo decisionale e le attività di acquisto. Ad esempio, una politica centralizzata identifica i dipendenti autorizzati ad avviare un ordine di acquisto, delinea i criteri per la selezione dei fornitori e specifica i limiti di spesa. Una politica centrale affronta anche questioni etiche. Tra questi vi sono la posizione dell'azienda sull'accettazione di regali dai fornitori, l'identificazione di casi che costituiscono un conflitto di interessi e la posizione dell'azienda sul mantenimento della riservatezza.
