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Come gestire un libro paga

Il libro paga è una funzione fondamentale della tua piccola impresa, perché i tuoi compiti non si fermano semplicemente a dare ai tuoi dipendenti i loro stipendi. È inoltre necessario rispettare le leggi federali, statali e locali correlate. La mancata amministrazione corretta dei tuoi doveri sui salari può portare a stipendi e rapporti finanziari imprecisi. Attraverso una gestione efficace, contribuisci a rafforzare le tue operazioni sui salari.

Considerazioni

Scegli un periodo di pagamento coerente, ad esempio settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile. Esaminare le leggi sul giorno di paga minimo del tuo stato; puoi pagare più spesso di quanto richiesto dalla legge, ma non meno frequentemente.

Sistema di buste paga

Il tuo sistema di gestione delle retribuzioni ti consente di elaborare le buste paga. Se si elaborano le buste paga internamente, l'utilizzo del software per la gestione delle retribuzioni è più efficiente rispetto all'elaborazione manuale dell'intera busta paga. Il fornitore del software ha generalmente pacchetti basati sulle dimensioni della tua attività. Per risparmiare tempo e denaro, potresti esternalizzare i tuoi doveri sui salari a una società di servizi per i salari. Il fornitore elabora gli stipendi e spesso gestisce le imposte sui salari e gli obblighi di benefit della tua azienda. Tutto quello che devi fare è ricontrollare il lavoro del provider.

Sistema di cronometraggio

Per tenere traccia delle ore di lavoro dei tuoi dipendenti, potresti chiedere ai lavoratori di compilare schede orarie settimanali o installare un orologio. Quest'ultimo è più efficiente del primo perché non è così facile per i dipendenti fabbricare le ore dell'orologio. A seconda del tipo di orologio di cui disponi, puoi calcolare i colpi indicati sul cartellino oppure il sistema esegue i calcoli per te.

Le imposte sui salari

Durante la gestione delle buste paga, è necessario trattenere le tasse federali sulle buste paga, inclusi Social Security e Medicare, dalle buste paga dei dipendenti e pagare la propria quota alle agenzie governative competenti. Ritiri anche le tasse federali sul reddito, le tasse statali sul reddito - ove applicabile - e i contributi per l'assicurazione contro la disoccupazione. Ai fini della ritenuta d'imposta federale sul reddito, dai ai tuoi nuovi dipendenti un modulo W-4 da compilare e restituirti in tempo per la loro prima busta paga. Per rimanere aggiornato sui tuoi obblighi fiscali federali, consulta la Circolare E dell'Internal Revenue Service, "The Employer's Tax Guide". Per determinare le tue passività statali e locali, contatta la tua agenzia delle entrate statale o un perito fiscale locale.

Benefici per i dipendenti

Se fornisci ai tuoi dipendenti vantaggi aziendali, come assicurazione sanitaria, conti di spesa flessibili e piani pensionistici, anche i contributi volontari del dipendente a tali piani vengono gestiti tramite buste paga. Il personale del tuo libro paga o delle risorse umane può gestire quest'area della tua attività oppure puoi assumere un amministratore di terze parti. Se offri ferie retribuite, come lutto, ferie, giorni di malattia e personali, l'amministratore del libro paga può tenere traccia di ciò che viene utilizzato.

Deposito diretto

Più stipendi generi, più assegni devi monitorare. Gli stipendi sono suscettibili di furto o smarrimento. In tal caso, interrompere il pagamento dell'assegno rubato o smarrito e riemettere un'altra busta paga al dipendente. Puoi evitare questa possibilità stabilendo un deposito diretto con la tua banca e utilizzando un software per le buste paga che abilita questa opzione. Spiega ai tuoi dipendenti i vantaggi del deposito diretto e incoraggiali ad accettarlo.

Contabilità

La contabilità salariale è il modo in cui si monitorano le spese salariali dell'azienda. Attraverso la contabilità salariale, si assegnano salari, stipendi, detrazioni dallo stipendio e altre spese ai conti finanziari corretti. Esegui anche riconciliazioni periodiche per garantire stipendi, rendiconti fiscali e contabilità accurati.

Conservazione dei registri

I governi federale e statale hanno leggi specifiche sulla tenuta dei registri per i salari. Sebbene il software per la gestione delle retribuzioni memorizzi i dati sulle buste paga, è possibile aumentare l'affidabilità stampando i rapporti sulle buste paga alla fine di ogni periodo di paga e archiviando le copie cartacee in un'area sicura. I rapporti suddividono la retribuzione lorda-netta di ciascun dipendente per il periodo di retribuzione.