Con la contabilità di cassa, la contabilità è semplice: non registri alcuna transazione fino a quando il denaro non cambia effettivamente di mano, afferma Accounting Tools. Con la contabilità per competenza, registri le transazioni non appena guadagni o devi denaro. Se una fattura arriva prima o dopo la merce che hai pagato, la registrazione corretta della transazione richiede un paio di passaggi contabili aggiuntivi.
Mancia
Se si paga anticipatamente una fattura prima di ricevere i relativi beni o servizi, si accreditano contanti e si addebitano su un conto spese prepagate, ad esempio forniture prepagate, inventario prepagato o servizi prepagati. Quando ricevi quello che hai pagato, accrediti le spese prepagate e addebiti le spese di inventario o un conto simile.
Fattura non ricevuta
La tenuta dei registri sarebbe semplice se gli acquirenti visitassero semplicemente un fornitore, pagassero ciò di cui avevano bisogno e uscissero con la merce, ma spesso non è così. Invece, l'ordine, la spedizione, la fatturazione e il pagamento avvengono tutti in punti diversi del processo. Per confonderti ulteriormente, il tuo sistema di gestione dell'inventario gestisce le spedizioni di merci in modo diverso dal tuo sistema di contabilità.
Ad esempio, il controllo acquisti dice, supponi di ricevere una spedizione di articoli di inventario ma la fattura non è stata ancora ricevuta. Se utilizzi un sistema di inventario perpetuo, in cui aggiorni costantemente i tuoi registri di magazzino, registri subito la spedizione; con un inventario periodico, lo registri alla fine del periodo contabile. In ogni caso, non registri l'acquisto come un conto fornitori fino a quando non ricevi la fattura della merce.
Supponiamo che tu abbia ordinato $2,000 di inventario. Finché non si riceve la fattura, si registra il $2,000 nel conto GRNI — merce ricevuta, non fatturata — nonché in inventario. Una volta che il venditore ha inviato la fattura della merce, riduci il GRNI di $2,000 e registrare $2,000 in conti fornitori.
Monitoraggio GRNI
Man mano che la tua attività cresce, le spedizioni GRNI potrebbero diventare più comuni. Il tuo account GRNI potrebbe finire con centinaia di voci che coinvolgono più acquisti, più articoli e più fornitori. Tracciarli e aggiornarli quando ricevi le fatture richiede tempo e impegno crescenti ed è facile perderne traccia. I ritardi dei fornitori, gli errori di fatturazione e le frodi possono peggiorare le cose.
Il software può aiutare in questo. Un processo automatizzato può prendere fatture, abbinarle agli ordini di acquisto e apportare le necessarie modifiche alla contabilità, senza perdere i dati che un occhio umano potrebbe saltare. Questo ha l'ulteriore vantaggio di mantenere i tuoi libri aggiornati, senza ritardi. Ciò può rendere più facile individuare i fornitori lenti o che consegnano in modo tempestivo e decidere quale merita di più della tua attività.
Merce non ricevuta
A volte le cose funzionano al contrario. Ricevi la fattura, magari la paghi, ma non hai ancora la merce. Accounting Tools afferma che ciò accade, ad esempio, quando si paga anticipatamente la merce che si sta ordinando. Il pagamento anticipato potrebbe essere dovuto al fatto che stai utilizzando la contabilità di cassa e desideri registrare la spesa in anticipo o perché il pagamento anticipato ti offre un trattamento preferito. Succede anche se il venditore, per qualsiasi motivo, non ti concede credito.
La contabilità per l'inventario pagato ma non ricevuto - o beni prepagati o servizi prepagati - considera i beni o i servizi che l'altra parte ti deve come una risorsa. Se paghi $1,200 in inventario in anticipo, ti accrediti $1,200 incassare e addebitare il conto attivo delle spese anticipate $1,200. Quando si ricevono gli articoli di inventario o altre merci, si accreditano le spese pagate anticipatamente e si addebitano le spese di inventario.
Con i servizi, è leggermente più complicato perché il processo è più lungo. Ad esempio, se paghi in anticipo un anno di servizio Internet o assicurazione, addebiti le spese prepagate per un dodicesimo del pagamento ogni mese. Ad esempio, se hai pagato $24,000 per un anno di servizi di manutenzione, avresti addebitato $2,000 da risconti mensili e accreditare il conto spese di manutenzione per lo stesso importo.
In pratica, farlo con ogni singola spesa e acquisto prepagato può impantanare la tua contabilità con il monitoraggio di troppi articoli prepagati, in particolare i servizi. Per evitare ciò, impostare una soglia minima per l'inserimento di un articolo nel conto spese prepagate. Se la soglia è, diciamo, $500 e prepagate per $400 vale la pena di forniture per ufficio, basta trattare il $400 come spesa regolare.
Quando si tratta in contanti
Se utilizzi la contabilità di cassa, come fanno molte piccole imprese, non esiste un conto spese prepagato, afferma Fundera. Supponi di pagare un $1,400 fattura della merce oggi ma non riceverà la merce per due settimane. Invece di preoccuparti delle spese prepagate, devi solo registrare il file $1,400 come un acquisto normale. Se hai pagato sei mesi di servizi con $300 oggi, registreresti la spesa oggi e non aggiusteresti il conto in seguito.
Questo semplifica la tua contabilità, ma distorce anche l'aspetto delle tue finanze. Supponi di pagare $3,600 questo mese per un anno di servizi. Questa è una spesa di servizio molto elevata questo mese seguita da 11 mesi senza spese. L'approccio per competenza, che mostra $300 di spesa al mese, ti dà un'immagine più realistica.
Quando sei il venditore
Se sei il venditore, la contabilizzazione dell'inventario pagato ma non ricevuto funziona al contrario. A causa di articoli o servizi di inventario dell'acquirente, viene registrato come una passività, non come un bene. I venditori di solito non effettuano molti pagamenti anticipati, quindi non è difficile monitorare i pagamenti e regolare i conti.
Se, diciamo, ricevi un $1,500 pagamento per merce da spedire, si registra un accredito nel conto passività pagamento anticipato e un addebito in contanti. Quando spedisci le merci, addebiti i pagamenti anticipati e accrediti i conti delle entrate. Se vendi servizi in anticipo, rettifichi gli account per ogni mese di servizi, come fa l'acquirente.
Chiedere contanti in anticipo
Jobber Academy afferma che i vantaggi di convincere i clienti a pagare in anticipo includono non preoccuparsi del mancato pagamento e assicurarsi che il pagamento arrivi in modo tempestivo. Se sei una piccola impresa con un flusso di cassa limitato, questi sono vantaggi definiti. Ci sono altre circostanze in cui è una buona idea:
- Dovrai sborsare una grossa quantità di materie prime e vuoi un deposito. I copritetti spesso chiedono un deposito per coprire tegole e chiodi, ad esempio.
- È un grande lavoro e non puoi davvero permetterti che il cliente si tiri indietro. Un deposito garantisce il buy-in del cliente.
- Sapete per esperienza passata che questo cliente paga in ritardo.
- La tua attività è nuova e hai bisogno del flusso di cassa.
Lo svantaggio è che se invii la fattura della merce prima della merce o del servizio, questo può inquinare il rapporto con i tuoi clienti, in particolare se sono insoddisfatti del tuo lavoro. Sii sempre chiaro in anticipo quali sono i termini dell'accordo. Contattali dopo la consegna per vedere se sono soddisfatti. Offri uno sconto sul pagamento anticipato, se te lo puoi permettere. Vuoi che il tuo cliente sia completamente soddisfatto.
