Gli Stati Uniti tassano le società internazionali, gli stranieri che vivono in questo paese - stranieri residenti - e gli stranieri con sede in un altro paese che lavorano qui - stranieri non residenti - sul reddito che guadagnano all'interno dei suoi confini. Per pagare le tasse su questo reddito di origine statunitense, devono avere un numero di identificazione fiscale, chiamato anche numero di identificazione del datore di lavoro o EIN. Le piccole imprese potrebbero aver bisogno di conoscere questo numero per ottemperare agli obblighi di segnalazione e ritenuta relativi alle loro transazioni internazionali.
Trattati fiscali
Come le imprese nazionali, le imprese straniere con reddito di origine statunitense sono soggette a ritenuta alla fonte. Tuttavia, i trattati tra gli Stati Uniti e altri paesi possono abbassare ciò che un'azienda internazionale o uno straniero deve all'IRS o esentarli dalla ritenuta alla fonte. Le piccole imprese diventano "sostituti d'imposta" agli occhi dell'IRS quando pagano i fornitori internazionali per i servizi acquistati, il che significa che devono trattenere il 30% dai pagamenti. Per richiedere un'esenzione dalla ritenuta d'imposta sul reddito a causa di un trattato fiscale, un'impresa straniera affiliata agli Stati Uniti ha bisogno di un EIN emesso dall'IRS per completare il modulo W-8BEN Certificato di stato estero di beneficiario effettivo per la ritenuta d'acconto fiscale negli Stati Uniti.
Stato straniero
Il modulo W-8BEN indica a una piccola impresa nazionale lo stato estero di un venditore. Il modulo non viene inoltrato all'IRS; in qualità di pagatore nelle transazioni estere, la società lo richiede e lo conserva in archivio. Senza un modulo W-8BEN, la società non può documentare che un venditore è esente da ritenuta alla fonte e deve detrarre il 30% da qualsiasi pagamento effettuato per i servizi ricevuti. La certificazione W-8BEN rimane valida fino a quando l'azienda estera subisce un cambiamento che richiede l'aggiornamento delle informazioni originali fornite.
Transazioni da non residenti
Alcuni fornitori possono essere uomini d'affari indipendenti piuttosto che grandi società. Ad esempio, potresti assumere un traduttore autonomo con sede in Europa, un fotografo in Asia o un architetto brasiliano. Se ti forniscono il loro servizio dal loro paese d'origine, l'IRS non è preoccupato per loro. I fornitori non residenti dovrebbero anche fornirti un W-8BEN per verificare che non siano soggetti alle tasse federali degli Stati Uniti, il che rende superflua la ritenuta. Non hanno bisogno di un EIN per completare il W-8 e la loro certificazione dura tre anni. Tuttavia, se vengono negli Stati Uniti per eseguire il lavoro per te, il gioco cambia perché l'IRS considera i loro guadagni come di origine statunitense. Qualsiasi straniero non residente con reddito di origine statunitense ha bisogno di un EIN o di un numero di identificazione del contribuente individuale per indicare sul W-8BEN che si qualifica per l'esenzione dalla ritenuta alla fonte.
Conformità
Secondo gli avvocati fiscalisti dello studio legale Miller Chevalier di Washington, DC, l'IRS ha intensificato gli audit per scoprire le violazioni delle ritenute alla fonte straniere. Non trattenendo l'importo corretto dai pagamenti ai fornitori stranieri o non avendo W-9BEN in archivio per documentare la loro decisione di non trattenere, le piccole imprese rischiano la responsabilità per l'imposta. Gli avvocati di Miller Chevalier suggeriscono di identificare quali fornitori si qualificano come stranieri e quali pagamenti possono essere classificati come reddito di origine statunitense, oltre a verificare le informazioni fornite sul W-8BEN per rispettare la legge.
