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Come controllare la piccola cassa

La stessa convenienza della piccola liquidità rappresenta anche la sua sfida di audit più significativa; poiché la cassa di solito non è ben protetta, tracciare in modo affidabile l'accesso al denaro presenta un rischio di controllo interno. Garantire che il contante sia utilizzato correttamente richiede una riconciliazione delle ricevute, una revisione del luogo di stoccaggio della liquidità e una revisione delle procedure utilizzate dai dipendenti per accedere ai fondi. Un audit dovrebbe essere eseguito regolarmente.

1

Incontra la persona che funge da normale custode della piccola cassa, di solito una segretaria o un manager. Se nessuna singola persona è responsabile della piccola cassa, prendere in considerazione l'istituzione di una politica che identifichi una persona come custode della piccola cassa. Porta un registro di controllo, che è un conteggio progressivo dei totali di piccola cassa nel tempo.

2

Conta la valuta e la moneta. Inoltre, conta il valore dei francobolli o degli strumenti negoziabili (come assegni di viaggio o obbligazioni) conservati con la piccola cassa.

3

Sommare tutti i buoni e le ricevute utilizzati per giustificare i pagamenti da piccola cassa o registrazioni di transazioni che si aggiungono alla cassa. Assicurarsi che tutta la documentazione sia legittima e conforme a qualsiasi politica di rimborso o spesa applicabile.

4

Aggiungi il totale in contanti al totale del buono. Questo importo dovrebbe essere uguale all'importo in contanti annotato nell'ultimo audit.

5

Aggiungere un record al registro della piccola cassa annotando eventuali discrepanze se l'importo è piccolo o entro i limiti stabiliti dalla politica.

6

Firma il registro di controllo. Sia il depositario che il revisore devono firmare i loro accordi secondo cui il totale in contanti è uguale all'importo registrato. Rimuovere e archiviare ricevute e voucher esistenti in base alla politica.

7

Ispeziona il luogo in cui è conservata la piccola cassa. Garantire che l'accesso sia limitato al custode o alle persone che hanno legittimo accesso alla cassa. Assicurati che la scatola stessa sia conservata in un luogo che scoraggia i furti.

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