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Come eliminare un numero elevato di elementi in QuickBooks

Quando si lavora in applicazioni orientate ai dati come i programmi per fogli di calcolo, ci si abitua rapidamente a modificare un gran numero di voci contemporaneamente, risparmiando tempo rispetto all'alternativa record per record. Se ti trovi di fronte a una situazione in cui desideri eliminare più transazioni o voci di elenco da QuickBooks in un unico passaggio, ti accorgerai rapidamente che i comandi che speri di utilizzare non funzionano sulla scala che ti aspetti. Per superare queste limitazioni, scegli il metodo corretto per eliminare i dati indesiderati.

Gli Undeletables

I clienti che non acquistano più da te, i prodotti che non vendi più e i fornitori che non hai più preso in considerazione aggiungono volume ai tuoi file di dati QuickBooks senza aggiungere valore continuo. Non desideri visualizzarli nei rapporti e negli elenchi, ma QuickBooks non ti consentirà di eliminare un record che si collega a una singola transazione. Se il cliente si connette con una stima, i prodotti vengono visualizzati in un preventivo ei fornitori precedentemente classificati in alto nell'elenco dei contatti, QuickBooks visualizza un messaggio di errore quando si tenta di eliminare queste voci. Lo stesso messaggio di errore ti offre anche un'alternativa, che nasconde questi record indesiderati: un pulsante "Inattivo" sul quale puoi fare clic per retrocedere gli elementi che non meritano più priorità ma che si collegano al tuo passato finanziario.

Nascondersi in piena vista

Quando modifichi i rapporti bancari, chiudi un conto o smetti di utilizzarlo, i collegamenti dell'articolo a più transazioni passate ti impediscono di eliminarlo. Se puoi prevedere di riprendere l'utilizzo di un account in un secondo momento, vuoi conservarlo per un uso futuro. Per evitare che account passati e temporaneamente inattivi ingombrano la visualizzazione dei dati, nascondili invece di provare a eliminarli. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un conto nella finestra Piano dei conti per accedere all'opzione "Rendi il conto inattivo". Riserva l'eliminazione per un account che hai creato accidentalmente e sai che non lo utilizzerai mai.

Uno alla volta

Dopo aver identificato un intervallo di record orfani che si qualificano per l'eliminazione, ad esempio i resti di un'importazione di file andata male, puoi dedicare mezz'ora alla ricerca di una scorciatoia da tastiera o di una voce di menu che ti consenta di eliminare un selezione delle parti, solo per rendersi conto che QuickBooks non offre funzionalità di eliminazione in blocco. Per risolvere un singolo errore o eliminare una voce accidentale, è possibile eliminare gli elementi uno alla volta. Se hai importato i record sbagliati in massa da un foglio di calcolo di Microsoft Excel e non vuoi correggere l'errore un elemento alla volta, guarda alle utilità che possono aggiungere le funzionalità che QuickBooks trattiene.

Chiamare terze parti

Due programmi di terze parti sono specializzati nei tipi di lavori di pulizia che QuickBooks non può gestire da solo. All'interno dell'elenco di 25 utilità QuickBooks di CPA Karl Irvin, Data Remover (vedi Risorse) si concentra sull'eliminazione di transazioni e nomi di elenchi, fornendo funzionalità di ordinamento e intervallo di dati che è possibile utilizzare per identificare e isolare i dati che si desidera rimuovere. Le procedure guidate di importazione, esportazione ed eliminazione di Transaction Pro di Baystate Consulting (vedere Risorse) velocizzano e semplificano le attività di spostamento dei dati da e verso QuickBooks e di eliminazione di grandi quantità di informazioni in un unico passaggio. Per utilizzare queste utilità con prudenza, verificare di aver compreso le conseguenze delle loro potenti funzionalità.

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