Molte aziende utilizzano un sistema di contabilità computerizzato per registrare le transazioni finanziarie quotidiane, ma se stai appena avviando un'impresa e non vuoi informatizzare, un sistema di contabilità a 12 colonne sarebbe un modo semplice per tenere traccia dei tuoi fondi. Questo tipo di contabilità generalmente registra le transazioni giornaliere in ordine cronologico, classifica le transazioni in base al tipo di conto e consente di ottenere i totali delle colonne alla fine di ogni mese. Il sistema è veloce da usare, ma la sua applicazione è limitata ai tipi di piccole imprese individuali che registrano le transazioni solo quando vengono pagati o ricevuti contanti.
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Scrivi le seguenti intestazioni di colonna nella riga superiore del libro mastro a 12 colonne: Data, Dati, Vendite, Acquisti, Libro paga, Utenze, Forniture, Affitto, Tasse, Altre spese, Denaro in banca, Denaro in cassa, Capitale e Varie.
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Scrivi ogni transazione in contanti in ordine cronologico a partire dalla prima riga. Registra la data nella colonna "Data" e poi scrivi una descrizione molto breve della transazione nella colonna "Dettagli", ma assicurati che la descrizione risponda alle domande "chi", "cosa" e "perché". Ad esempio, scrivi "Pagato $ 18 al carburante ACME per 6 gal. di benzina per il camion delle consegne" per registrare la spesa per il carburante.
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Classifica la transazione in base al tipo di conto, quindi registra il suo importo sotto il titolo del conto corrispondente nelle successive 12 colonne. Registra i prezzi delle merci vendute o dei servizi resi nella colonna "Vendite" e registra i pagamenti in contanti nella colonna "Contanti". Quando acquisti un inventario di merce, registra il suo costo nella colonna "Acquisti", quindi registra il contante corrispondente pagato ai fornitori nelle colonne "Denaro in banca" o "Denaro in cassa". Racchiudere quest'ultimo importo tra parentesi per dimostrare che si tratta di un prelievo anziché di un deposito su fondi esistenti e utilizzare "Cash in Bank" solo quando si emette un assegno.
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Registra le spese come il libro paga, le utenze, le forniture, l'affitto, le tasse e altre spese nelle intestazioni delle colonne corrispondenti, quindi registra i contanti erogati per pagare le spese in "Contanti in banca" o "Contanti in cassa". Racchiudere tra parentesi queste ultime cifre per indicare una detrazione in contanti. Registrare i depositi bancari annotando l'importo in entrambe le colonne "Cash in Bank" e "Cash on Hand", ma racchiudere quest'ultimo importo tra parentesi per denotare un prelievo dal denaro in cassa.
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Registra i prelievi personali dai fondi della società inserendo l'importo nella colonna "Capitale" e detraendo lo stesso importo dalle colonne "Contanti bancari" o "Contanti". Racchiudere queste ultime cifre tra parentesi per indicare che si tratta di una detrazione in contanti. Registra tutte le altre transazioni che non rientrano nei titoli di account precedenti nella colonna "Varie". Aggiungi le cifre in ogni colonna alla fine di ogni mese per ottenere un riepilogo delle tue transazioni.
