Formalità e moderazione differenziano le comunicazioni aziendali dalle normali conversazioni personali. Soprattutto tra vaghi conoscenti o persone su gradini molto diversi della scala aziendale, le conversazioni di lavoro si svolgono secondo linee guida di etichetta molto specifiche. Fare attenzione alle buone maniere è un modo semplice ma efficace per comunicare professionalità e rispetto ai contatti di lavoro.
Inizia formalmente
Come regola generale, è meglio iniziare formalmente ed essere invitati all'informalità, piuttosto che assumere l'informalità e rischiare di offendere un potenziale partner commerciale.
Chiama qualcuno "Mr. Smith" invece di "Bob" finché non viene invitato a usare il suo nome. Impegnati a ricordare i nomi, perché l'uso di un nome trasmette rispetto per la persona. Tieni a bada le cattive abitudini: niente gomme da masticare, mangiarsi le unghie, flatulenza ostentata e monitoraggio compulsivo del BlackBerry.
Discutere di argomenti sicuri
La maggior parte delle persone sa che inserire la politica e la religione nelle conversazioni di lavoro è un grosso passo falso. Tuttavia, l'elenco degli argomenti di conversazione vietati, in particolare con persone con una conoscenza minima, include problemi di salute, politica dell'ufficio e opinioni controverse sull'industria o sulle figure di spicco al suo interno. Evita anche l'eccessiva negatività; mantenere la conversazione positiva rafforza i sentimenti affettuosi sulla conversazione e su coloro che vi hanno partecipato.
Guarda il cibo
Evita di parlare con un boccone di cibo. Le nostre mamme ci hanno insegnato a masticare a bocca chiusa, ed è opportuno ricordare questa regola in ambito lavorativo. Anche durante i pranzi di lavoro, sii discreto mentre pranzi: mangia piccoli morsi, evita di bere bevande e rilassati con l'alcol. Inoltre, pensaci due volte prima di aiutare qualcuno a finire un pasto: è di cattivo gusto chiedere a un contatto di lavoro se puoi avere il suo sottaceto, per esempio.
Questa regola è particolarmente critica con le conversazioni telefoniche. Se devi assolutamente mangiare durante una chiamata di lavoro, fai dei piccoli morsi e tieni il telefono spento mentre mastichi.
Ascolta rispettosamente
La comunicazione richiede sempre parlare e ascoltare. Invece di pensare al tuo programma o alla tua prossima risposta spiritosa o alla traiettoria di volo della farfalla sullo sfondo, presta attenzione a ciò che dicono gli altri e assicurati di capire il loro significato. Soprattutto con le nuove persone, vale la pena assicurarsi di comprendere il contesto e il significato dietro le parole che usano.
Lo specialista della comunicazione Jasper Anson suggerisce: "Cerca di aggiungere sempre brevi commenti che affrontino i loro punti e mostri apprezzamento e comprensione per ciò che stanno dicendo. Consideralo come il tuo modo di condividere la tua comprensione e il tuo livello di attenzione con la persona che parla".
Scambia strette di mano e biglietti da visita
Inizia e termina una conversazione con una nuova conoscenza di lavoro con una stretta di mano. Una stretta di mano ferma con il contatto visivo trasmette rispetto, sebbene questa pratica debba essere modificata quando si ha a che fare con persone di culture diverse in cui il contatto visivo o le strette di mano sono rari o scortesi.
Termina una conversazione con uno scambio di biglietti da visita. Le carte sono uno strumento di marketing essenziale e consentono al tuo interlocutore di ricordare te e la tua affiliazione con facilità.
