Un receptionist di piccole imprese fa molto di più che salutare i visitatori del tuo ufficio o indirizzare le chiamate telefoniche in arrivo. Un receptionist spesso gestisce le consegne, elabora la posta, effettua chiamate in uscita per i manager e gestisce gli avvocati. Le piccole imprese ottengono il massimo dai loro receptionist assegnando attività in corso per riempire i tempi di inattività, come la gestione delle forniture per ufficio, la semplice fatturazione, l'immissione di database o la digitazione e la correzione di bozze della corrispondenza. Un'analisi del tuo organigramma e una descrizione dettagliata del lavoro ti aiuteranno a ottenere il massimo dalla tua posizione di receptionist.
Fai una buona prima impressione
Il tuo addetto alla reception è spesso la prima persona con cui i tuoi clienti o fornitori hanno contatti. Se è disorganizzata, non ha familiarità con il tuo personale o i tuoi reparti o fisicamente trasandato, invia un messaggio su quanto è organizzata la tua azienda o quanto seriamente prendi la tua attività. Imposta un codice di abbigliamento per la tua receptionist, che potrebbe precluderle di prendere parte al vestito "casual Friday". Proibisci di masticare gomme alla sua scrivania, pranzare nell'area della reception, ascoltare musica mentre lavora o aggiungere decorazioni personali alla sua postazione di lavoro.
Chiedile di mantenere il suo desktop in ordine e il monitor del computer lontano dai visitatori. Familiarizza la tua receptionist con i clienti e i fornitori chiave in modo che possa farli sentire importanti e apprezzati ricordando i loro nomi, conoscendo le loro aziende e comprendendo ciò che producono o vendono.
Fornire un traffico efficiente
Quando i visitatori arrivano e le persone telefonano, un addetto alla reception non dovrebbe dover indovinare o cercare dove si trova il tuo personale. Formate il vostro addetto alla reception per sapere esattamente cosa fa l'azienda, inclusa la conoscenza di base di prodotti o servizi in modo che capisca chi sono i contatti chiave e dove indirizzare le richieste. Assicurati che sappia come è organizzato il tuo ufficio in modo che possa indirizzare pacchi, posta e richieste di clienti o fornitori alle persone giuste.
Addestralo in modo che abbia familiarità con il tuo personale e le loro posizioni, comprese le pronunce corrette di nomi insoliti. Stabilire procedure per l'accettazione e la firma dei pacchi, che è importante non solo dal punto di vista dell'efficienza, ma anche per migliorare la sicurezza e ridurre la responsabilità.
Migliora la produttività della ricezione
Un addetto alla reception potrebbe avere tempi di inattività considerevoli durante il giorno se ricevi telefonate e visitatori poco frequenti. Una posizione di receptionist può migliorare la produttività sul posto di lavoro gestendo una o più funzioni impiegatizie. Molti receptionist eseguono la fatturazione semplice, gestiscono l'inventario, ordinano e consegnano la posta, aggiornano i siti Web, gestiscono l'immissione di dati nel database e la corrispondenza, inviano e-mail da un account catchall ai reparti appropriati e tengono registri delle presenze. I dirigenti di piccole imprese che non dispongono di assistenti personali spesso si affidano agli addetti alla reception per dare ai clienti l'impressione di avere assistenti assegnando compiti come telefonare e fissare appuntamenti.
Mantenere il morale dell'ufficio
L'addetto alla reception di una piccola impresa è spesso il "refrigeratore d'acqua umano" di un ufficio. La maggior parte dei dipendenti ha contatti quotidiani con l'addetto alla reception e spesso chiacchierano e discutono di notizie sul posto di lavoro. L'addetto alla reception è a conoscenza dei piani per il pranzo di gruppo e sa se qualcuno ha portato dei dolcetti nella sala relax, compie gli anni, si fidanza o riceve una promozione.
Può essere costruttiva nel migliorare il morale dell'azienda o essere distruttiva diffondendo voci e pettegolezzi. Chiedi ai dipendenti le loro opinioni sulla tua receptionist per determinare se ha un'influenza positiva o negativa quando si tratta del morale dei dipendenti.
