L'utilizzo di Microsoft Outlook come client di posta elettronica e pianificatore del calendario ti aiuta a raccogliere molte informazioni in un unico posto. Vai oltre aggiungendo la tua lista di cose da fare in Outlook e controllando chi ottiene quale incarico, tutto tramite la funzione Attività di Outlook. Con il pannello delle attività, puoi delegare le attività e anche ricevere aggiornamenti sullo stato di avanzamento del lavoro assegnato. Tieni traccia delle assegnazioni e dei progressi interamente elettronicamente e non rimanere mai senza informazioni sul progetto, tutto tramite Microsoft Outlook.
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Avvia Outlook e fai clic sul collegamento "Attività" in basso a sinistra dell'area di lavoro. Questo apre l'area di lavoro e la barra multifunzione principali di Tasks.
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Fare clic sul pulsante "Nuova attività" sul lato sinistro della barra multifunzione. Per delegare un'attività esistente, fare doppio clic su tale attività dall'elenco nella schermata principale.
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Fare clic sul pulsante "Assegna attività" sulla barra multifunzione. Si noti che questa è la barra multifunzione nella finestra Attività stessa, non la barra multifunzione della schermata principale di Outlook.
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Fare clic nel campo di testo "A" nella finestra Attività. Digita il nome della persona a cui dovrebbe essere assegnata questa attività. Puoi anche digitare il suo indirizzo e-mail o fare clic sul pulsante "A" e scegliere un nome dall'elenco.
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Fai clic nel campo "Oggetto" e digita il nome dell'attività, quindi scegli le date di inizio e di completamento dell'attività dai due menu del calendario. Tieni presente che se stai assegnando un'attività esistente, questi campi potrebbero essere già stati completati.
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Aggiungere eventuali informazioni aggiuntive all'attività, come priorità, richiesta di un rapporto sullo stato, ricorrenza e descrizione dell'attività, se lo si desidera. Le attività esistenti possono averle compilate, ma tutti i campi possono essere modificati.
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Fare clic sul pulsante "Invia" per delegare l'attività. Puoi controllare la cartella Messaggi inviati per verificare che l'email di assegnazione sia stata inviata.
