I modelli di gestione teorica vengono utilizzati come principi guida per i governi e le imprese di tutto il mondo. Due delle teorie organizzative e gestionali più comuni sono quelle di Frederick Taylor e quelle di Max Weber. Taylor ha stabilito la teoria scientifica e Weber ha stabilito la teoria burocratica. La teoria scientifica si basa sull'utilizzo di dati e forze umane per aumentare la produzione, mentre lo stile di gestione burocratica si concentra su gerarchie e ruoli lavorativi stretti.
Indipendentemente dall'organizzazione, gli obiettivi rimangono gli stessi su tutta la linea. Ogni organizzazione si sforza di ridurre al minimo i costi, massimizzando al contempo la produzione. Oltre ai modelli burocratico e scientifico, ci sono anche teorie amministrative e delle relazioni umane che vengono utilizzate come forme di organizzazione e gerarchia. Il professor Elton Mayo ha creato lo stile di gestione delle relazioni umane per utilizzare il desiderio umano, in modo che le persone potessero esibirsi e lavorare come una squadra. Gli stili di amministrazione si concentrano semplicemente su una traccia cartacea e utilizzano un approccio diretto alla gestione, senza fare affidamento sulla forte influenza delle interazioni umane.
In definitiva, gli stili di gestione sono progettati per creare una modalità di comunicazione efficace che spinga il business in avanti nel modo più efficiente ed efficace possibile. La scelta di utilizzare un modello specifico dipende dallo stile personale, dalla politica aziendale e da ciò che si rivela più efficace nel tempo. Nulla è statico e il passaggio da un modello all'altro è possibile entro limiti ragionevoli (tranne nel caso dei governi). Tuttavia, un cambiamento drastico è difficile in un modello di business più ampio, in cui sono necessarie numerose formalità per apportare modifiche legali. Un'azienda più grande richiede anche il tipo di leadership in grado di implementare quel tipo di cambiamento, comunicando al contempo i cambiamenti in modo efficace al personale.
Sia i modelli burocratici che quelli scientifici sono comuni nello spazio manifatturiero e industriale, dove la produzione viene calcolata e monitorata attentamente. I modelli amministrativi e di relazioni umane sono molto più comuni nelle società di contabilità, tecnologia e startup e nelle piccole imprese. Nel mondo delle piccole imprese, dove i dipendenti sono limitati, la gerarchia e gli stili di gestione di questa natura non si applicano realmente, poiché sono spesso chiari e impliciti, basati sulla struttura sociale limitata e su una visione chiara della leadership e della proprietà.
Cos'è la gestione scientifica?
La gestione scientifica è lo stile di gestione di Frederick Taylor e si concentra fortemente sull'individuo e sui risultati generati dai processi. Taylor credeva che trovare il modo migliore per ogni individuo di svolgere il proprio lavoro avrebbe portato a un posto di lavoro più produttivo. È un approccio più nutriente a livello umano ed è progettato per giocare sui punti di forza di ogni persona nell'organizzazione, piuttosto che applicare una serie rigorosa di linee guida. In definitiva, la gestione scientifica si basa sui processi di raffinazione e sulla misurazione dei risultati, per trovare la migliore modalità di output. È in gran parte basato sui dati, ma ha anche una forte componente umana. Testare approcci diversi e calcolare i risultati in un set di dati dettagliato consente di comprendere le tendenze e scoprire cosa funziona davvero o non funziona bene nel business e nel settore specifici. L'approccio scientifico è efficace, perché i dati e la ricerca dipingono un quadro chiaro nel tempo. Tuttavia, richiede tempo e un'intensa tenuta di registri per calcolare e tenere traccia di ogni approccio allo svolgimento delle funzioni lavorative. Anche la lettura errata dei risultati può essere un problema. Se le prestazioni sono diminuite, quel risultato non viene sempre attribuito al processo o al dipendente, sebbene i dati vengano letti in questo modo.
Principi di gestione burocratica
L'approccio burocratico alla gestione è stato ideato da Max Weber e si basa su una rigida serie di linee guida e gerarchia. In sostanza, la teoria si basa su regole di anzianità, seguendo linee guida e aderendo a processi rigorosi. Funziona particolarmente bene per alcuni modelli di business ma non altrettanto bene per altri. Ad esempio, un'azienda manifatturiera richiederà un'attività molto specifica eseguita in modo ripetitivo. Deviare da questo compito, alla fine, annullerà l'intero processo e danneggerà l'output e il prodotto. In questa situazione, uno stile di gestione burocratica funziona bene, perché il dipendente riceve una serie di istruzioni rigorose dal superiore e ci si aspetta che segua queste linee guida. È una pratica in termini di efficienza e controllo.
Inoltre, Weber sostiene che il monitoraggio e la registrazione di ogni singolo incidente ed evento importante è importante come riferimento. La tenuta di registri rigorosi crea un metodo per fare riferimento a eventi passati e per apportare correzioni. È un approccio basato sulla soluzione per identificare i problemi ricorrenti e quindi adottare misure efficaci per risolverli. In un certo senso, rigide abitudini di conservazione dei dati possono portare a una gestione più efficace.
L'approccio burocratico si basa in larga misura sui principali tradizionali e su una forma gerarchica della struttura aziendale. Gli individui vengono assunti, in base alle qualifiche e quindi promossi, poiché dimostrano valore e migliorano le competenze sul posto di lavoro. La gerarchia, l'anzianità e i livelli contano davvero quando si utilizza questo metodo di gestione. Quando un superiore parla, ci si aspetta che la stanza ascolti e esegua gli ordini da quella posizione superiore. La catena di comando è un principio determinante in questo stile di gestione. Molte aziende e startup tecnologiche moderne invertono questa tendenza con un approccio più collaborativo e creativo al posto di lavoro. Weber non approverebbe quando si tratta della mancanza di ruoli e strutture specifiche di leadership all'interno delle organizzazioni e mentre numerose aziende potrebbero migliorare da un approccio burocratico parziale, il sistema complessivo è datato e non risponde rapidamente ai mercati e alle tendenze del business.
Definire le differenze
Le differenze più diffuse tra i modelli di gestione burocratica e scientifica sono i modi in cui gli individui interagiscono e collaborano. In un ambiente scientifico, all'individuo vengono offerte opzioni e flessibilità. Le comunicazioni e l'adattamento dei processi alle applicazioni del mondo reale sono importanti qui. L'approccio scientifico consente vie aperte di conversazioni sociali ed è meno segregante nel pool dei dipendenti. I ruoli di lavoro sovrapposti possono anche verificarsi sotto Principi scientifici e i dipendenti possono vedere un cambiamento in cui vengono spostati in lavori diversi, in base a punti di forza specifici o viene assegnata loro una maggiore responsabilità e una serie diversificata di funzioni lavorative.
Nello stile burocratico, le relazioni non sono importanti e gli individui dovrebbero semplicemente abbassare la testa e fare semplicemente il loro lavoro. La socializzazione e l'adeguamento degli stili di lavoro non sono accettati in un ambiente burocratico. Gli stili burocratici sono molto specializzati e ogni ruolo lavorativo ha una serie di linee guida predefinite e rigorose con poco o nessun margine di manovra. Anche la capacità di muoversi trasversalmente all'interno dell'azienda, dell'organizzazione o del governo è difficile. È una gerarchia dall'alto verso il basso, senza flessibilità e poca adattabilità ai mercati. I governi usano questo stile di gestione, con principi molto rigidi e regole e regolamenti sul posto di lavoro. Lo stile scientifico può adattare e modificare i processi, lavorando anche in modo collaborativo verso una maggiore produzione con costi inferiori.
Creatività in ogni modello
È probabile che un'azienda dalla mentalità creativa si allontani dal modello burocratico. L'azienda può ancora impiegare un livello di gerarchia nel modello di business, ma è improbabile che linee guida rigorose e ruoli lavorativi ben definiti stimolino la creatività. L'approccio scientifico ha più spazio per la creatività, ma rimane molto concentrato sulla produzione e sulla ricerca del percorso migliore per soddisfare i più alti livelli di produzione possibili. Ciò consente davvero solo la creatività all'interno della specifica funzione lavorativa. In definitiva, nessuno dei due modelli è progettato per ispirare nuove idee e motivare le persone verso soluzioni ingegnose e creative. Entrambi lavorano in un ambiente di tipo manifatturiero o di produzione, in cui i ruoli lavorativi sono di portata piuttosto ristretta.
Lealtà dei dipendenti
La salute e la felicità dei dipendenti hanno un ruolo nel mondo degli affari, dove i dipendenti felici sono più fedeli e spesso si comportano a un livello più alto rispetto ai dipendenti infelici o scontenti. Il modello di business burocratico non riesce a ispirare i dipendenti e non promuove una lealtà eccezionale oltre lo stipendio. Ciò significa che i tassi di turnover sono più alti, poiché i dipendenti cercano migliori opportunità. La riduzione del fatturato dipende da stipendi più alti e dal potenziale di mobilità verso l'alto all'interno dell'azienda o del governo, secondo un modello di gestione burocratico. L'approccio scientifico è più incentrato sull'uomo e ha maggiori possibilità di guadagnare lealtà tra i dipendenti. Il metodo non soffoca intenzionalmente la socializzazione sul posto di lavoro e in realtà incoraggia programmi positivi per i dipendenti, se influenzano un rendimento e un rendimento più elevati. Testare programmi positivi ma poi revocarli, se inefficaci, è un gioco pericoloso, tuttavia, e un'azienda può finire per impegnarsi in strutture generali più elevate senza guadagni significativi, come mezzo per prevenire l'indignazione dei dipendenti.
Qual è il più efficace?
Nella maggior parte delle applicazioni aziendali, prevale il metodo Scientifico perché progettato per la massima produttività al minor costo possibile. Il modello può adattarsi rapidamente e si basa su dati e test per implementare processi efficaci. Lo stile di gestione burocratica non si adatta bene sotto pressione ed è molto formale. Le cose accadono lentamente nel modello e spesso richiedono l'onere di scartoffie e legalità per ogni passo avanti (in particolare in un contesto governativo). Anche la registrazione intensiva in stile burocratico è problematica, perché richiede molto tempo e non fornisce nulla di immediatamente perseguibile e di valore. In definitiva, la tenuta dei registri diventa un registro che può essere utile in una situazione legale, ma una buona gestione conosce già i problemi a portata di mano e lavora in modo proattivo per trovare soluzioni. Il metodo burocratico richiede di portare ogni potenziale soluzione a un superiore e quindi di eseguirla attraverso i canali per creare un processo documentato, prima di raggiungere il dipendente e attuare un cambiamento che può o meno rivelarsi effettivamente efficace. La gestione burocratica funziona in un contesto governativo in cui la redditività non è necessariamente l'obiettivo. I budget sono predeterminati e basati su un sistema fiscale, quindi l'entità non sta necessariamente lavorando per creare efficienze e aumentare la produzione.
Il vantaggio della gestione burocratica
Sebbene lo stile di gestione burocratica suoni più ingombrante che efficace, presenta alcuni elementi positivi. Lo stile funziona con scadenze rigorose e budget limitati. Tutto è spiegato e non molto passa attraverso le fessure. Il sistema può funzionare davvero bene, quando i manager efficaci lo usano a proprio vantaggio e creano efficienze che funzionano all'interno del sistema burocratico. Ad esempio, un manager che sa quali aspetti di un progetto è in ritardo e richiede un periodo di attesa (come un eccesso di scartoffie o permessi), metterà in moto queste cose in anticipo. Quindi, un manager può lavorare su aspetti del progetto che sono sotto il controllo immediato, mentre i pezzi che si muovono lentamente stanno lavorando nel dimenticatoio. Gestire efficacemente i tempi e coordinare le parti di un progetto, in base alle fasi e ai tempi richiesti, consente di portare avanti tutto in modo efficace, mantenendo i budget rigorosi, la tenuta dei registri e altri vincoli burocratici.
Un altro modo per risolvere i problemi burocratici è riunire diversi aspetti di un progetto per far funzionare rapidamente le cose. In uno scenario comune, ogni percorso e progetto di palo di alimentazione richiede l'approvazione di un ingegnere. Quando il progetto vede delle revisioni, richiede di nuovo l'approvazione. Passare questo tra i reparti mentre una squadra si sta installando sul campo richiede tempo e, in definitiva, costa denaro. L'equipaggio è pronto e in attesa, mentre le pratiche burocratiche attraversano i dipartimenti amministrativi e lavorano sul potenziale di programmazione di un ingegnere. L'intero processo manca di efficienza. L'aggiunta di un ingegnere sul campo allo staff, tuttavia, risolve il problema, poiché l'ingegnere può visitare il sito, controllare i nuovi piani, apportare modifiche, se necessario, per approvare il progetto prima di passare a un altro progetto. Ciò elimina il processo amministrativo o, almeno, riduce al minimo l'amministratore necessario per portare avanti il progetto. Soluzioni di questa natura non sono del tutto rare ed esiste un intero sottosettore di imprenditori e imprese indipendenti per aggiungere efficienza a una burocrazia, se necessario.
