Più grande è un'azienda, più è probabile che l'acquisto di determinati beni o servizi richieda un piano di approvvigionamento formale. L'obiettivo è garantire che l'azienda non spenda troppo o paghi per i componenti più del profitto che realizzerà vendendo il prodotto finito. La sollecitazione è una fase del processo di approvvigionamento in cui l'azienda sollecita attivamente offerte da fornitori concorrenti tramite un invito a presentare offerte o una richiesta di proposte. I documenti di sollecitazione identificano l'acquisto, i requisiti di acquisto e delineano un processo che ogni fornitore deve seguire quando presenta un'offerta o una proposta formale.
1
Redigere una lettera di invito informativa. La lettera fornisce le informazioni chiave di cui i potenziali fornitori hanno bisogno per determinare se hanno interesse a partecipare al processo di offerta. Usa una voce formale, definisci chiaramente i termini e fornisci spiegazioni e descrizioni complete. Includere le scadenze per la presentazione, una breve descrizione della necessità di acquisto e le istruzioni per preparare, strutturare e presentare un'offerta. Fornisci dettagli come per quanto tempo l'offerta deve rimanere valida e descrivi i criteri e il metodo che l'azienda utilizzerà per valutare le offerte di offerta.
2
Creare una pianificazione dei requisiti, comprese le quantità, specifiche tecniche chiare e requisiti di prestazione del prodotto. Assicurati che le aspettative sulle prestazioni siano scritte in modo rigoroso senza spazio per l'interpretazione personale. Ciò è fondamentale per evitare successive incomprensioni e disaccordi durante la fase di esecuzione del contratto di acquisto. Infine, includi le informazioni sulla consegna, inclusa la data di consegna, la modalità di trasporto della consegna e i termini di consegna.
3
Inserire un campione di contratto, una copia dell'ordine di acquisto autorizzato e fogli che elencano i termini e le condizioni generali e speciali. I termini possono includere elementi quali requisiti assicurativi e vincolanti, nonché clausole di penalità per inadempimento e ritardo nell'adempimento. L'invio di un contratto campione insieme a termini e condizioni offre ai fornitori l'opportunità di far revisionare il contratto da un professionista legale prima della firma.
4
Includere un modulo di presentazione dell'offerta come elemento finale nella sollecitazione. Il modulo di presentazione diventa un documento legalmente vincolante una volta che il fornitore firma e restituisce i documenti di offerta. Utilizza un modulo di invio standard che puoi ottenere dal tuo avvocato o crea un modulo personalizzato.
