La comunicazione aziendale appare in molte forme all'interno di un'organizzazione. Le aziende comunicano con i clienti tramite siti web, report o periodici. Le comunicazioni interne includono telefoni, posta vocale, newsletter aziendali e il sistema di posta elettronica interno, solo per citarne alcuni. In tutti i casi, che la comunicazione aziendale sia interna o esterna all'azienda, tre elementi fondamentali per il suo successo sono la chiarezza, la struttura e la conoscenza del proprio pubblico.
Chiarezza
Scrivere o comunicare con chiarezza è forse l'elemento più importante della comunicazione. Una comunicazione aziendale efficace arriva dritta al punto, dice esattamente cosa si intende senza inserire il doppio linguaggio e viene trasmessa nei termini più semplici possibili. L'uso del volgare comune, invece degli acronimi di settore noti solo a pochi, rende la comunicazione più disponibile all'ascoltatore o al lettore ed è facilmente comprensibile.
Struttura
Come una buona narrazione, la comunicazione aziendale richiede un inizio, una parte centrale e una fine. Seguire questa struttura logica è facile per un lettore o un ascoltatore, in quanto è stato insegnato a comprendere alla maggior parte delle persone. Utilizzare questa struttura per qualsiasi tipo di mezzo di comunicazione, report, e-mail o posta vocale; impiegarlo anche durante le riunioni aziendali. Sii conciso ed evita di essere eccessivamente prolisso e il tuo messaggio dovrebbe arrivare.
Pubblico
Comprendi il tuo pubblico. Quando comunichi con un cliente, scegli il vernacolo che capirà, piuttosto che la terminologia che è al di fuori della sua conoscenza. Lo stesso concetto si applica quando si parla con colleghi o altri membri del team interno. Gli acronimi possono risparmiare spazio, ma la maggior parte delle persone non saprà cosa significano; le comunicazioni scritte risultanti sembrano zuppa di alfabeto. Indirizza il tuo argomento al tuo pubblico: non forzare il tuo pubblico ad adattarsi all'argomento.
Consistenza
Sii coerente nelle tue comunicazioni; non prendere posizioni opposte, il che serve solo a confondere l'ascoltatore o il lettore. Scegli il lato del problema che intendi sostenere e attieniti ad esso. L'uso di una voce e uno stile coerenti aiuta il pubblico a interagire con il messaggio e a sviluppare fiducia nella tua azienda o nel tuo prodotto. È improbabile che le persone si fidino delle informazioni contenute in un messaggio che è incoerente o contraddittorio.
medio
Usa il mezzo giusto per rivolgerti al tuo pubblico. Se il messaggio richiede una lettera personale o un'e-mail, utilizza quel mezzo per il messaggio. Se richiede comunicazioni voce a voce o faccia a faccia, tuttavia, l'e-mail è la scelta sbagliata. Il mezzo utilizzato per la comunicazione aziendale conferisce credibilità al messaggio, quindi attenersi al mezzo che supporta il messaggio.
