La creazione di una dichiarazione completa dell'ambito garantisce la creazione di una base solida per il progetto. I project manager efficaci elencano il nome del progetto, l'obiettivo, il proprietario, gli sponsor e le parti interessate. Inoltre, l'identificazione dei requisiti, delle pietre miliari e dei risultati del progetto di alto livello aiuta a definire i vincoli del progetto fin dall'inizio. Includere gli elementi che non rientrano nell'ambito del progetto, nonché le stime dei costi, definisce ulteriormente il progetto per renderlo più gestibile. I componenti tipici di una dichiarazione dell'ambito del progetto includono un obiettivo del progetto, una giustificazione, una descrizione del prodotto, risultati attesi, ipotesi e limitazioni.
Obbiettivo
Per definire l'obiettivo del progetto, è necessario stabilire gli obiettivi aziendali per il progetto. Utilizzare queste informazioni per ottenere l'autorizzazione per il progetto, identificare una panoramica di alto livello e definire lo scopo dell'investimento di tempo, risorse e impegno. Per evitare lo scorrimento dell'ambito in un secondo momento nel progetto, è possibile fare riferimento a questa parte dell'istruzione dell'ambito. Il creep dell'ambito si verifica in genere quando gli sponsor che forniscono il finanziamento o le parti interessate che sono influenzate dal risultato desiderano aggiungere ulteriori caratteristiche o funzioni al prodotto o servizio man mano che il progetto progredisce.
Giustificazione
Una dichiarazione dell'ambito del progetto in genere include una frase che identifica il motivo per cui il progetto è stato avviato. Questo dà una direzione generale al progetto enfatizzando l'obiettivo finale e i suoi benefici per gli sponsor e le parti interessate. Dovrebbe contenere una misura quantificabile del successo, come la creazione di una strategia di marketing per aumentare le vendite di tutti i prodotti del 15% negli Stati Uniti mediante una campagna mirata di tecnologia sui social media online. I confini netti impediscono l'ambiguità in seguito durante il ciclo di vita del progetto.
Descrizione
La definizione degli obiettivi del progetto aiuta a qualificare i requisiti del prodotto o servizio che si intende sviluppare. Ad esempio, il risultato del tuo progetto potrebbe portare alla creazione di un programma di formazione completo per i manager della tua azienda. L'intento è migliorare le loro capacità di leadership. Gli obiettivi del workshop potrebbero includere fornire opportunità ai partecipanti di utilizzare esercizi di gioco di ruolo per sviluppare nuove abilità nella comunicazione, nel processo decisionale, nella gestione del tempo, nel dare feedback e nel delegare compiti. Specificando chiaramente il tipo e il contenuto dei materiali di presentazione che si intende sviluppare, si definisce in dettaglio l'ambito del progetto.
Ipotesi
Per completare la dichiarazione dell'ambito, elenca i rischi e le dipendenze, nonché le ipotesi che hai fatto nella costruzione della tua definizione. Dettagliando in modo esaustivo queste specifiche, crei una dichiarazione di ambito efficace che ti aiuta a impostare le aspettative per la durata del progetto. Lo scorrimento dell'ambito in genere provoca il fallimento del progetto. Evita ciò documentando ciò che è incluso nel tuo progetto e ciò che non lo è.
