Le aziende utilizzano i promemoria di gestione per diffondere le informazioni a più persone. Tali promemoria descrivono in dettaglio le notizie su politiche, eventi o iniziative, ad esempio, e forniscono le informazioni a tutti i responsabili appropriati allo stesso tempo. La creazione di un promemoria di gestione efficace implica la comprensione del pubblico e la consapevolezza che i manager ricevono molta corrispondenza durante il giorno. Scrivi il promemoria in modo che sia chiaro e conciso, con un oggetto di interesse, per aumentare l'attenzione.
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Invia il promemoria solo ai gestori che richiedono le informazioni. La distribuzione di promemoria a tutti i supervisori dell'organizzazione ogni volta che ne viene scritto uno può ridurre la possibilità che il promemoria venga letto. Essendo selettivi, i manager sapranno se ne hanno ricevuto uno, il contenuto è probabilmente importante.
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Scrivi un argomento forte, o Re:, linea per catturare l'attenzione del lettore. Piuttosto che qualcosa di ordinario, come "Aggiornamento al programma di benefici per la salute", potresti scrivere: "Nuovi benefici aggiunti al programma di assistenza sanitaria!"
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Riassumi lo scopo dell'articolo nella prima frase. I gestori useranno questo come guida per determinare se devono continuare a leggere. Un'apertura generica al promemoria può indurre un manager impegnato a concludere che le informazioni non valgono il suo tempo, quindi includi dettagli sufficienti nella prima riga per convincere i manager che il promemoria è degno.
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Mantieni il promemoria breve e conciso. Usa una combinazione di paragrafi e punti elenco per una lettura rapida. Allo stesso tempo, includi abbastanza contenuto per spiegare chiaramente le informazioni. Molte persone sono state condizionate a brevi post sui social media per ottenere un punto; capire la differenza tra un promemoria diretto ai manager e un aggiornamento di Twitter, ad esempio. Il promemoria dovrebbe fornire un riepilogo soddisfacente del problema.
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Chiarire eventuali passaggi successivi o responsabilità dei lettori. Indicare chiaramente se hanno bisogno di raccogliere determinate informazioni, partecipare a un seminario, istruire i propri subordinati sulla questione o qualsiasi altra cosa che richieda un'azione aggiuntiva. Includere la scadenza specifica per le azioni, se presente.
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Elenca il nome e le informazioni di un contatto in caso di domande sui contenuti del promemoria.
