La produzione di una conferenza di lavoro è un modo eccellente per riunire le persone all'interno di un'azienda o di un settore, condividere idee e conoscere nuove tendenze e opportunità. È un'opportunità per condividere le migliori pratiche, costruendo al tempo stesso relazioni tra persone che la pensano allo stesso modo. Organizzare una conferenza è un'impresa complessa che può richiedere mesi di pianificazione per garantire il successo dell'evento.
Scegli il tema
La selezione di un tema è un processo importante e non da intraprendere senza previdenza. Le migliori conferenze sono quelle che abbracciano un concetto o un'idea tempestiva, che risuonerà con i tuoi partecipanti. Una conferenza intitolata "Utilizzare i social media per migliorare il tuo business" probabilmente incuriosirà più persone di una intitolata "Migliorare il tuo business". Allo stesso modo, una conferenza di vendita interna chiamata "Come garantire di ricevere un bonus quest'anno" risuonerà più forte di una chiamata "Conferenza di vendita annuale".
Determina il budget
La pianificazione non può aver luogo finché non viene determinato un budget. Se l'evento è annuale, puoi utilizzare i costi effettivi delle conferenze precedenti come punto di partenza. Ricorda che alcuni costi, come l'affitto della sala, le tariffe dei relatori e l'attrezzatura A/V sono fissi, mentre le spese di viaggio, hotel e pasti sono determinate dal numero di partecipanti.
Seleziona Altoparlanti
La parte più importante di qualsiasi conferenza di lavoro è selezionare i relatori giusti. Scegli i relatori che meglio parlano degli ideali del tema e che lo fanno in modo dinamico. Se possibile, pianifica di partecipare a un evento a cui partecipano. Se ciò non è possibile, vedi se riesci a visualizzare un video online. Se la conferenza è un evento interno, seleziona personalità dinamiche per i discorsi principali o per agire come MC. Se uno dei partecipanti obbligatori, ad esempio l'amministratore delegato o il direttore finanziario dell'azienda, non è un presentatore interessante o dinamico, prendi in considerazione di fargli presentare le sue informazioni in un formato "talk-show", dove un'altra persona pone loro delle domande.
Scegli la posizione
Anche la selezione della posizione giusta per la conferenza è importante. Per iniziare la ricerca, determina quante persone prevedi di partecipare. Con questo numero in mente, considera che tipo di atmosfera stai cercando. È una conferenza formale o un ritiro casuale? Vuoi rimanere in un ambiente cittadino o andare fuori città per qualcosa di più rilassato. Da lì, valuta se i partecipanti avranno bisogno di una sistemazione in hotel o di un trasporto alla sede e se ci sarà un evento sociale pianificato.
Produzione audio / video
Niente può rovinare una conferenza di lavoro più velocemente di un sistema audio scadente o di un videoproiettore malfunzionante. A seconda delle dimensioni del tuo evento, potresti richiedere i servizi di una società di produzione. Questi professionisti possono contribuire a garantire il successo dell'evento, ma aumenteranno notevolmente i costi. Ottieni tre preventivi e incontra di persona il rappresentante dell'azienda. I "fornitori preferiti" in un hotel o in una struttura per conferenze sono in genere molto più costosi di un'azienda esterna. Se non sono il fornitore esclusivo, ottenere altri preventivi.
Cibo e bevande
A seconda della durata della conferenza, probabilmente dovrai fornire cibo e bevande ai tuoi partecipanti. La selezione del menu è principalmente determinata dal budget. Presta attenzione al costo di articoli come caffè, bibite e snack. Molti hotel e centri congressi offrono pasti relativamente economici, ma costano fino a $ 7 per una tazza di caffè.
Usa la Guida
Assegna volontari o personale a ruoli chiave specifici. Una persona dovrebbe essere responsabile degli altoparlanti, assicurandosi che sappiano cosa ci si aspetta da loro, che siano organizzate le sistemazioni di viaggio, che i loro materiali siano caricati sul laptop o su altre apparecchiature corrette e che i microfoni e altre apparecchiature siano impostati per il loro uso. Assegna a qualcuno il ruolo di gestire gli arrivi dei partecipanti e un'altra persona viene assegnata a occuparsi del personale della sede, dei catering e del supporto alla produzione.
