L'uso del cellulare è un requisito per molti tipi di lavoro. Alcune piccole aziende forniscono ai dipendenti i telefoni cellulari e consentono un uso personale limitato, mentre altre preferiscono rimborsare ai dipendenti i costi delle loro chiamate di lavoro e alcuni o tutti i canoni mensili del contratto. Nel settembre 2011, l'Internal Revenue Service ha emesso le linee guida fiscali per le politiche di rimborso dei cellulari, che le aziende di tutte le dimensioni devono seguire per rimanere conformi alla legge.
Rimborso per chiamate
Una politica di rimborso del cellulare aziendale può funzionare in diversi modi. Un'opzione è che l'azienda rimborsi solo il valore delle chiamate di lavoro effettive. In base a questo tipo di politica di rimborso, il dipendente invia ogni mese una copia del proprio account di cellulare, evidenziando le chiamate effettuate per motivi di lavoro e registrando il destinatario della chiamata e il motivo. L'azienda rimborsa il dipendente con un assegno o aggiungendo il valore del rimborso al suo compenso per il periodo successivo. Questa forma di rimborso non è tassabile per il dipendente, e non copre le spese di manutenzione del cellulare.
Copertura mensile del contratto
Se un dipendente utilizza il cellulare per sostanziali finalità lavorative “non retributive”, ad esempio per essere disponibile in qualsiasi momento dall'azienda a contattarlo, il datore di lavoro può rimborsare l'intero importo del contratto mensile del cellulare, oltre al chiamate. In alternativa, se il dipendente ha un piano di telefonia mobile che include il costo delle chiamate e queste chiamate vengono effettuate sostanzialmente per scopi aziendali, può essere rimborsato l'intero costo del piano. A condizione che l'importo rimborsato non superi il valore del totale dell'account del cellulare, il rimborso non è tassabile. Questa politica richiede anche la presentazione di estratti conto mensili del cellulare a fini contabili.
Rimborso insolito
Le aziende non dovrebbero mai rimborsare l'intero importo di un account mensile di telefonia mobile senza registrare gli estratti conto mensili, poiché ciò potrebbe essere considerato un rimborso insolito o un fringe benefit tassabile. Le aziende con una politica che prevede il rimborso completo devono identificare chiaramente se la maggior parte dei costi del telefono cellulare sono sostenuti per l'attività, per determinare se il rimborso costituisce salario o reddito aggiuntivo. Se il rimborso è superiore a $ 100 al mese, l'IRS consiglia un attento esame per decidere se si tratta di reddito aggiuntivo e, in tal caso, se è tassabile ai sensi della politica dei benefici marginali De Minimis, che comporta un beneficio di valore minimo fornito occasionalmente ai dipendenti, di solito sotto forma di rimborso.
Sostituzione dei salari
L'IRS disapprova una politica di rimborso del cellulare aziendale che viene utilizzata come metodo per fornire al dipendente un reddito aggiuntivo, nonché una politica che offre un rimborso al posto di una parte dello stipendio. Questo tipo di polizza riduce l'imposta dovuta sui salari inferiori e, anche se il dipendente presenta una dichiarazione mensile con informazioni dettagliate, il rimborso è tassabile. Nel caso di tutte le polizze di rimborso del cellulare, l'azienda deve ottenere dal dipendente una copia dettagliata della bolletta mensile del cellulare da conservare come documentazione finanziaria del motivo del rimborso.
