Le procedure operative standard descrivono il modo in cui la tua azienda conduce gli affari. Le normative governative in genere stabiliscono i requisiti di base e consentono alle singole aziende di definire il modo in cui il lavoro viene svolto dai propri dipendenti. Le vostre procedure operative standard dovrebbero documentare il funzionamento dei sistemi di gestione della qualità e delle attività tecniche. Le SOP tipicamente definiscono le procedure necessarie per mantenere e utilizzare i sistemi di produzione in modo che l'output del prodotto sia conforme agli standard del settore. Utilizzando queste procedure, il personale può completare le attività lavorative in modo affidabile, coerente e sicuro.
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Identifica le SOP necessarie alla tua organizzazione. Ad esempio, creare un elenco di SOP richieste per fornire istruzioni su test, funzionamento, analisi, archiviazione e supporto. Identificare chi deve contribuire alla generazione delle SOP e chi deve approvare i documenti. Imposta un processo di revisione e documenta quando e come si verificano le revisioni. Le POS dovrebbero essere valutate regolarmente, ad esempio ogni due anni.
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Scarica un modello di documento da un sito web della libreria di riferimento creato da un'organizzazione nel tuo settore o crea il tuo formato di documento appropriato per la tua azienda. Ad esempio, il National Interoperability Information eXchange fornisce l'accordo formale e il sito Web della libreria di riferimento SOP per fornire alle aziende come la tua indicazioni su come sviluppare procedure operative standard relative all'interoperabilità delle comunicazioni.
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Crea un frontespizio per ogni procedura. Elenca il titolo completo. Ogni procedura dovrebbe avere un titolo e un numero descrittivi. Ad esempio, etichettare le procedure relative al personale con le lettere "HR" per Risorse umane. Scrivi un breve riassunto che descriva lo scopo della procedura e qualsiasi altra procedura correlata. Elencare l'attrezzatura necessaria e le istruzioni generali di sicurezza. Fornire numeri di modello o versioni del software specifici, se applicabile. Includere riferimenti a manuali d'uso supplementari. Elenca il nome dell'autore e la data del documento. Elencare il nome della persona che può approvare questa procedura e la data di approvazione.
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Crea pagine contenenti istruzioni dettagliate. Includere i dati di approvazione o un numero di versione su ogni pagina. Includere il numero SOP e specificare anche la categoria su ogni pagina. Nella parte inferiore di ogni pagina, includere il numero di pagina corrente e il numero totale di pagine nel documento.
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Archivia il documento una volta verificata la sua accuratezza. Fai delle copie per il personale appropriato e assicurati che tutti i membri del tuo staff ricevano una formazione su come recuperare, utilizzare e fornire feedback sulle procedure operative standard. Ad esempio, crea un sito Web intranet aziendale in modo da poter caricare, catalogare e consentire l'accesso ai tuoi documenti. Monitora l'accesso ai tuoi documenti. Esaminare i log e l'output generato dall'esecuzione di ciascuna procedura per assicurarsi che il comportamento sia conforme alla procedura operativa standard documentata.
