La creazione di un sistema di buste paga è un passaggio essenziale per avviare un'impresa. La scelta del sistema giusto semplifica il libro paga, ti aiuta a soddisfare i requisiti legali di ritenuta alla fonte e sequestro conservativo e ti protegge da multe e sanzioni per la segnalazione inesatta da parte dell'Internal Revenue Service e delle autorità statali e locali. Puoi tenere le buste paga a mano, assumere un servizio di buste paga o utilizzare fogli di calcolo. Il software e i servizi di gestione paghe semplificano l'amministrazione e migliorano la precisione, ma dovresti scegliere il sistema più adatto al tuo settore, budget e numero di dipendenti.
Registra la tua attività
Prima di assumere qualsiasi dipendente, ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro o EIN. Il tuo stato e la tua città potrebbero anche richiedere la registrazione del datore di lavoro. Impara i tuoi obblighi di segnalazione in modo da poter progettare categorie nel tuo sistema di gestione delle retribuzioni per semplificare la segnalazione alle autorità e il pagamento delle imposte sui salari. Puoi ottenere informazioni sulle tue responsabilità federali dalla Guida alle tasse dei datori di lavoro pubblicata dall'IRS. Visita o contatta le agenzie statali in cui assumi i lavoratori per ottenere linee guida su tassazione e rendicontazione e scoprire se è necessario detrarre le tasse comunali.
Documentare dipendenti e servizi di lavoro
Conferma che i dipendenti hanno il diritto legale di lavorare negli Stati Uniti copiando i documenti di identità e verificando lo stato dei dipendenti. Decidi le tariffe, le commissioni e gli stipendi e la frequenza con cui pagherai i tuoi dipendenti: settimanalmente, ogni due settimane o mensilmente. Il risarcimento e le franchigie aziendali includono pasti, uniformi, piani sanitari, piani pensionistici, tasse statali e federali e talvolta tasse comunali. Includere categorie nei record del libro paga per ciascuna di queste detrazioni e elenchi separati per stipendi, commissioni, paga oraria e straordinari. La documentazione di tali detrazioni deve essere inviata alle autorità fiscali.
Scegli un sistema di buste paga
Conserva i registri a mano o formatta un foglio di calcolo del computer per semplificare i calcoli. Considera l'outsourcing del libro paga se la tua azienda è abbastanza grande da giustificarlo. I servizi di gestione delle paghe offrono molti vantaggi di registrazione e reporting per le aziende e i programmi software offrono vantaggi simili. Indipendentemente dal tuo sistema, qualcuno deve inserire cifre, archiviare rapporti, firmare assegni e segnalare le ore lavorate e apportare modifiche al sistema ogni periodo di paga, aggiungendo nuove assunzioni e modificando le ritenute e le tariffe. I servizi di gestione paghe emettono controlli che una persona autorizzata rivede e firma, ma potresti preferire stampare gli assegni internamente e desiderare un servizio che offra tale opzione. I programmi software più diffusi che gestiscono le buste paga internamente includono Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point e ezPaycheck.
Fai domande prima di scegliere il sistema
Un sistema funziona efficacemente solo per il primo libro paga. Le modifiche alla ritenuta alla fonte, ai requisiti di rendicontazione e allo status dei dipendenti richiedono continui aggiustamenti. Progettare un modo efficace per aggiungere nuovi lavoratori, modificare la ritenuta alla fonte e modificare le detrazioni è essenziale per un libro paga accurato. Scopri se un fornitore di buste paga offre aggiornamenti online, misure di sicurezza adeguate e tariffe annuali fisse indipendentemente dalle modifiche della busta paga. Se la tua attività è soggetta a normative governative, determina se ciascun provider soddisfa i requisiti di sicurezza. Scopri se il servizio paghe ti indennizza per gli errori o le penali per ritardi che provoca. Alcune società di paghe presentano rapporti a pagamento. Assicurati di poter recuperare i rapporti in file compatibili. Se gestisci internamente le buste paga, scegli un sistema basato su compatibilità, facilità d'uso e funzionalità online. Dopo aver presentato i rapporti, invia pagamenti e rapporti a compagnie assicurative, piani sanitari, agenzie governative e piani pensionistici. Concedere tempo sufficiente per esaminare i rapporti ed emettere controlli dopo aver ricevuto informazioni dai fornitori di buste paga.
